Första dagen på jobbet är inte alltid lätt. Känslan av att kliva in på en ny arbetsplats där man inte är bekant med de enklaste rutiner eller känner till kulturen är ofta osäkerhet och vilsenhet.

Kanske man har spetsat varje tenta på utbildningen men vet inte hur man ska skriva en remiss eller hittar inte till toaletten eller lunchrummet.

På medicinkliniken på sjukhuset i Arvika har man skapat ett program för att alla nya ska känna sig hemma och kunna göra sitt bästa på jobbet från start.  

– Att börja på ett nytt jobb kan vara svårt för vem som helst, och vi som jobbar som läkare har särskilt hög press på oss att inte göra något fel. Inte minst de som är nyutbildade. De vet inte om det finns någon som har koll på vad de gör, och det kan vara en stor stressfaktor.

ST-läkaren Björn Hansell på sjukhuset i Arvika säger att han kände sig som en fallskärmsläkare när han var ny i jobbet. Han förväntades klara av att bli nersläppt från skyn lite var som helst och börja jobba direkt efter landning, mer eller mindre utan förberedelser.

– Jag fick en aha-upplevelse när jag tittade på tv-serien »Band of Brothers«, där amerikanska fallskärmssoldater tränade inför invasionen i Normandie 1944, säger han. De skulle släppas ner i Frankrike och snabbt orientera sig för att kunna operera mot fienden.

– Men de fick ju månader av förberedelser! De tränade språk, läste kartor, bekantade sig med vad de skulle möta. Det är just det som vi vill åstadkomma med vår introduktion.

– Våra underläkare ska inte bara ramla in på sitt nya jobb. Varje arbetsplats har sina speciella förutsättningar och rutiner, sitt språk och sin kultur, och det är först efter att ha förstått dem som jag kan prestera mitt bästa. 

Den här insikten har lett Björn Hansell i det arbete som gjort att medicinkliniken på sjukhuset i Arvika i dag har ett strukturerat program för introduktion av nya läkare. 

Introduktionsprogrammet har tre tydliga mål: att den som är ny ska 1) känna sig välkommen, 2) bli hjälpt att jobba självständigt så snabbt som möjligt och 3) veta var det går att hitta mer information när det behövs. 

Projektet har väckt intresse hos andra sjukhus och arbetsgivare trots att sjukhuset i Arvika definitivt inte är något storsjukhus. Här finns närmare 600 anställda och 87 vårdplatser inom medicin, kirurgi och ortopedi, plus sex platser på intensiven.  

Den som för första gången som nyanställd kliver in genom de roterande glasdörrarna i sjukhusets huvudentré möter en person som vet vem de är och vart de ska ta vägen. Den första dagen på det nya jobbet ska inte börja med det alltför vanliga »Jaha, ska du jobba här? Vad hette du, sa du?«

– Det här kan ju låta självklart, men det är det inte. Många som börjar hos oss berättar att de tidigare fått klara sig själva från start utan att få någon introduktion, och även hos oss har engagemanget varierat över tiden. Jag tror att det är gans­ka vanligt att sådana här frågor drivs av någon eldsjäl en period och sedan faller i dvala, säger Björn Hansell. 

Det är troligen inte fel att beskriva även Björn Hansell som en eldsjäl, men det är en eldsjäl som vet hur man skapar ett sy­stem som håller. 

– Vi har jobbat med klassiska knep. Vi har involverat kliniken i att sätta upp kloka och tydliga mål som vi följer upp löpande med en kvantitativ enkät, och årsvis gör vi kvalitativa djupintervjuer för att hitta nya förbättringsområden. När vi gör förändringar så testar vi oss fram med korta provperioder och snabb utvärdering. Utvärderingen efter det första året visade att en stor majoritet kände sig mycket välkomna, och på en femgradig skala var det ingen som gav oss lägre än tre i betyg.

Hela konceptet har utvecklats under lite mer än ett års tid, och Björn Hansell har fått avsätta arbetstid för att driva projektet. Han vill betona det stöd han har haft av sin verksamhetschef, Hanne Guro Hauge, som också deltar aktivt i introduktionsarbetet.

– Utan ledningens starka engagemang hade vi aldrig kommit så här långt, säger Björn Hansell.

För att få hållbarhet i programmet har arbetet mot de tre målen hängts upp på tre digitala redskap. 

Det första är en lista över alla administ­rativa arbetsuppgifter som behöver utföras innan en ny person börjar och vem som är ansvarig för att genomföra dem. Det andra är ett schema över de moment som behöver gås igenom de första veckorna med tillhörande checklistor. Det tredje är en webbplats som samlar information som kan vara svår att ta in under första veckan. 

Meningen är att programmet ska fungera för alla, oavsett om man kommer som ny AT-läkare eller läkarstudent på sommarvikariat. Därför finns det olika grundscheman för hur läkare med olika bakgrund ska introduceras. De som är helt nya från utbildningen får en omfattande introduktion, medan det går lite snabbare för dem som redan har några års erfarenhet. Målet har varit att definiera en lägstanivå som kan byggas på efter individens behov.

– En första utmaning var att slå fast när introduktionsprocessen startar och slutar och klargöra vem som drar igång planeringen av introduktionen. Principen är att den som anställer måste meddela alla som är inblandade i introduktionen i god tid, säger Björn Hansell.

På medicinkliniken har man skapat en lista över allt som behöver göras i samband med introduktionen. Rent praktiskt är listan ett Excel-ark med olika flikar för varje person som har ett eget ansvar. Först i raden är personalavdelningen, som dokumenterar grundläggande information om den som är nyanställd. Sedan informeras alla andra inblandade. En vårdadministratör ser till att det finns ett postfack med rätt namn och inloggningsuppgifter till journalsystemen, och en annan hjälper till att boka in den vårdpersonal som ska hålla i olika moment under introduktionen. 

Björn Hansell eller verksamhetschefen brukar prata med den nyanställda och sedan skriva ett mejl till alla läkare och avdelningschefer, eftersom det är viktigt för dem att veta vad personen har för erfarenheter och hur introduktionen ska se ut.

Den nyanställda själv får en checklista i sin hand, där hela introduktionsperioden finns schemalagd. Dag ett börjar med rundvandring i lokalerna och en genomgång av journalsystemet. Oftast går den nyanställde bredvid sin fadder på vårdavdelning under första veckan, och efter fyra veckor är det dags att gå bredvid en vecka på akuten.

– Faddern ska inte vara en överläkare utan någon som kommer ihåg hur det är att vara färsk på jobbet, säger Björn Hansell.

Alla har också en handledare som är specialistläkare och som tar formellt ansvar för att stötta kompetensutvecklingen. Den personen har också ansvar för att bedöma när det är dags att börja gå själv på akuten. 

Annika Wilbe gör AT-tjänst sedan maj förra året, då hon kom från utbildningen på Sahlgrenska i Göteborg. Hon har gått igenom processen och är nu varm i kläderna på medicinkliniken.

– Jag tycker hela introduktionen funkade jättebra. Björn ringde innan jag skulle börja och kollade vilka erfarenheter jag hade. Att någon vet att man kommer och att man haft kontakt innan känns viktigt, tycker jag. Och det är kanske viktigast att lära sig det praktiska, journalföring och receptförskrivning, hur man gör med remisser och hur man hittar i huset. Jag fick mycket feedback, och det kändes skönt, säger Annika Wilbe.

Ett obligatoriskt inslag i början är att lära känna vårdavdelningen, och för att göra det får den nya läkaren gå ett morgonpass och skugga en sjuksköterska.

Det är bra, tycker Camilla Åhsberg, sjuksköterska på avdelningen med 25 år i yrket bakom sig. 

– Annars är det lätt att läkarna bara blir ett ansikte. Vi lär känna varandra lite bättre och de får se vad vi gör, framför allt på morgonen. Det lägger grunden för ett samarbete. Läkarna har ibland en tendens att fokusera på ronden och kan glömma bort att vi gör mycket annat också, säger Camilla Åhsberg och påpekar samtidigt att en del är inte så erfarna när de just börjat.

Introduktionsprogrammet i korthet:

Innan den nyanställda läkaren anländer är de personaladministrativa förberedelserna klara. Mentor och handledare är utsedda.

Första dagen: 

 Nyanställd möts i entrén och får sedan »goody bag« med namnskylt, sökare, schema med mera.
• Rundvandring på sjukhuset.
• Kurs i grundläggande funktioner i journalsystemen som journalskrivning, remisser, läkemedelsordinationer.
• Genomgång av rutiner för sekretess och hygien.

Första veckan:

• Rundvandring på medicinavdelning.
• Larmrutiner.
• Rondprocessen.
• Skugga en sjuksköterska.
• Fördjupad introduktion kring logistik: Hur är landstinget uppbyggt? Vart ställs de vanligaste remisserna?
• Intensivvård.
• Träffa lönekonsult.
• Medicinmottagning med presentation av till exempel diabetesmottagning, AVK, pacemakermottagning, endoskopi.

Efter fyra veckor

• Akutmottagning med rutiner, akutjournaler, triagering, säkerhet.

Utvärdering av introduktionen

• Med överläkare, handledare och nyanställd efter 4 veckor. 

Efter avslutad anställning

• Utvärdering.
• Samtal med verksamhetschef.
• Administrativ avslutning.

Och det är väl det som är själva poängen, att den som är oerfaren och osäker ska kunna känna sig säkrare och tryggare, göra ett bättre jobb och bli en bättre arbetskollega.

Cecilia Hirsmark har 20 års erfarenhet som sjuksköterska på akutmottagningen och har handlett ett antal läkare sedan det nya introduktionsprogrammet infördes.

– Det ger mer kvalitetssäkring, läkarna lär sig hur det fungerar praktiskt, tycker hon. Generellt går det lätt, men ibland får man jobba lite mer. Efteråt går vi igenom hela passet tillsammans, och eftersom vi är en liten mottagning där vi jobbar i team så delar vi expedition också. Och det öppnar för kommunikation och förståelse.

– Jag minns att när jag började här som AT-läkare så lärde jag mig väldigt mycket av er sjuksköterskor, inte minst att se helheten och bedöma hur sjuk en patient egentligen är, säger Björn Hansell.

Lars Söderqvist är en före detta sjukgymnast som vidareutbildat sig till läkare. Han gör nu sin AT-tjänst i Arvika och planerar att stanna. 

– Jag minns väl hur det var första dagen, med introduktionen med schemalagda pass där man fick lära sig om både journaler och lokaler. Bara det att någon vet att man kommer och att vi har haft kontakt innan gjorde stor skillnad. Det var mer än vad man kunde förvänta sig, tycker jag. Jag kände att man investerade i mig och det gjorde att jag ville komma tillbaka hit.

Efter de första veckorna försöker Björn Hansell att träffa alla nyanställda för att stämma av att allt blivit gjort. Allt det här låter ju bra, men hinner man verkligen med allt? Ringer de till exempel verkligen hem till alla som ska börja?    

– Ja, jag eller verksamhetschefen gör det, svarar Björn Hansell utan att tveka. En del tycker att det är lite extremt, men det gör det mycket lättare att planera. Utan att veta var de har jobbat tidigare och var de har pluggat är det omöjligt att individanpassa introduktionen. Målet nu är att bli ännu bättre på att förbereda nyanställda redan i anställningsannonsen och vid intervjun.